個人事業のレシート・領収書のおすすめの保管方法や保管期間は？

個人事業主の場合には、帳簿（レシートなども含む）や書類の保存期間は、原則7年間とされています。
日々の業務に追われていると、あっという間に山積みになってしまうレシートや領収書を、どのように保存すればよいのでしょうか。

オススメの保管方法

レシートや領収書を受取ったら、その都度、市販のノートやコピー用紙に、順番に張り付けていく方法です。
ノートに貼ることで紛失も防げますし、後でどのような支払いをしたのかの確認も容易です。
ただし、「後でまとめて貼ろう」とすると、たくさんの量のレシートを、日付順に並べていくだけでも大変になります。

コピー用紙や台紙などに張り付ける場合も同様ですが、こちらはさらに、その用紙をファイリングする必要があります。

月ごとの封筒を作成して、レシートや領収書を受取ったら、その封筒に入れておくだけの簡単な方法です。ジッパー付きのビニールケースでも良いですが、普通の茶封筒など安価なもので十分です。封筒はしっかり上部を折るなどして中身が出てこないように注意しましょう。

枚数が多いと、封筒を費目ごとにも分けたくなってしまいますが、「これは何費だっけ？」と悩む時間ももったいないので「月ごと」だけで充分だと思います。

どちらの方法でも、感熱紙のレシートの場合、時間の経過とともに印字が消えてしまう危険性もありますでの、印字部分を中に織り込んだり、印字部分に直接セロハンテープがかからないようにと注意が必要です。

レシートや領収書を含め、個人事業の帳簿書類は原則７年間の保管義務があります。

少なくともその期間内は、何か（税務調査など）があったときに書類を提示したり参照したりする機会が来る可能性があります。

そのため、保管したレシートや領収書は、後から見て何年度のものかすぐに分かる状態で保管しておきましょう。最低限年度単位で書類がまとまっていれば大丈夫です。

ノートであれば、表紙に年度と〇月～〇月分を分かりやすく書いておきます。

月ごとに封筒などに入れている場合、「〇年〇月」というように全て年度も記載するようにして、申告が終われば、その年度分は輪ゴムでまとめてしまうなど、後々他の年度の分と混ざってしまわないように注意しましょう。

個人事業主は、青色申告をしている場合は７年間、白色申告の場合は５年間、レシートや領収書を保管しておかなければなりません。

そこで、いつの時点から７年間？という細かい疑問が生まれます。

正解は、そのレシートや領収書を受領した「年度の確定申告期限の翌日から７年間」です。

レシートの日付から７年間、ではないので注意が必要です。

年度単位で常にまるまる７年分＋申告前の現行年度分が保管されている必要があります。

◆下の表は書類の保管期限早見表です。
書類の年度のレシート・領収書は、その行の「保管期限」を経過すれば廃棄してもOKです。

例えば２０２２年３月の確定申告期限が過ぎれば、
２０１４年分の書類はようやく捨てることができ、
２０１５年分から２０２１年分の７年分はまだ保管されている必要があります。